ユーシステムのコロナ対策 その5　リモートワーク編

当社が行っているコロナ感染対策ですが、今回はリモートワーク（在宅勤務）についてご紹介します。緊急事態宣言やまん延防止等重点措置が発令され、リモートワークが推奨されるシーンはここ２年で何度もありましたが、社内のルールとして実行できない、どうにか実行できたとしても作業効率が落ちる、といった中小企業が多いように感じました。製造業など、出社しなければどうしても仕事ができない業種・職種ももちろんありますが、デスクワークの場合はリモートでの勤務が可能です。当社が行っている方法ですが、参考にしていただければ幸いです。

①ノートパソコンを支給

リモートワークで自宅のパソコンを使用する、という企業もあると聞きますが、セキュリティや機密保持の観点からも、社員個人のパソコンを業務に使用することはおすすめできません。
当社では社員ひとりずつにノートパソコンを支給し、在宅勤務の際はこれを持ち帰って使用する、というルールにしています。ノートパソコンでは画面が小さく業務効率が落ちるので、モニターを持ち帰り、接続して使っている社員もいます。

②業務のデータはクラウドサービスに保管

業務に必要なデータが社内でしか見られない場合、これはリモートワークに切り替えられませんよね。当社では業務に必要なデータはクラウドサービスに保管し、社外にいてもアクセスできるようにしています。社内にいるときもクラウドサービスに保管したデータを使うため、リモートワークのためにその都度必要なデータを持ち帰る、という面倒はありません。古いデータを間違って他の社員が編集してしまった、などのトラブルも回避できます。
もちろん一部の機密データは社外では見られないよう権限を分け、セキュリティ対策をしています。

③リモートワーク中の社員とはZoomをつなぐ

リモートワークのデメリットとして、出社勤務の社員と在宅勤務の社員が連携するのが難しい、という点があります。進捗を確認したり、成果を確認したりするのが難しく、今お互いにどんな状況かを確認するのに手間取ったりします。
当社では社内にいる社員と在宅勤務中の社員を全員Zoomでつなぎ、業務時間中はいつでも話しかけられるようにしています。たったこれだけでも「今○○の案件で○○さんと電話中だな」といった状況が把握できるため、業務がスムーズです。１日２回のラジオ体操も全員で一緒にしています。

ノートパソコンの支給やクラウドサービスの活用は費用・時間がかかり、一朝一夕にできるものではありませんが、コロナが終息したあとも、いつでも、どの社員でもリモートワークができる状態にしておくことは、大きなメリットになります。育児や介護、体調などの都合で出社が難しくても、リモートワークができる環境を作っておけば、会社の強みになり得ます。コロナをきっかけに始める新しい働きかたを、ぜひ考えていきましょう！