ペーパーレスで経費精算！申請・決裁業務をシステム化するメリット

世の中IT化が進んできたとはいえ、まだまだ紙で運用されている業務は残っているのが現状です。特に経費精算など上司や他部署の決裁が必要な書類に関しては、申請用紙に必要事項を書き込み、上司や関係部署の判子をもらうという昔ながらのやり方が残っている企業も多いのではないでしょうか。必要な事務作業ではありますが、会社の利益を直接生むわけではない社内業務はできるだけ削減したいと皆様お考えですよね。
システムを導入することにより、本当にコスト削減は可能か、どんなメリットがあるのかということについてご紹介したいと思います。

煩雑なフローがミスを生み更なる負荷増大に

経費精算業務は、各社員誰もが面倒に感じている社内業務ではないでしょうか？
企業により独自のルールが存在するとは思いますが、下記のような作業が考えられます。

• 経費が発生すると、申請書類を作成する。金額や行き先などのデータをExcelに手入力し、紙に印刷、もしくは手書きして上司に提出。上司は、目でチェックして問題ないことを確認し、印鑑を押す。
• 経理部門から支払いを受ける為の支払伝票を作成する。内容は金額など先に述べた申請書類と重複した項目を再度記入しなければならない。領収書を貼り付け、上司の承認を得てから、経理部門に提出する。
• 金額が大きいものや内容によっては事前に申請が必要なものもある。同じく紙の書類を作成し、上司の印鑑をもらう。

経費精算１件につきこの煩雑な作業が発生する為、大変な手間がかかってしまいます。また上司が不在でなかなか印鑑がもらえず、経費を支払ってもらえないといったこともしばしば発生します。
また同じ内容を別々の書式にそれぞれ手入力する必要があるため、記入ミスも多く、そのチェックも目視となるため漏れがどうしても発生してしまい、それが経理部門の負荷増大に繋がってしまいます。

システム導入でコストを6割減！

それでは、システムを導入することで前述の問題点をどのように解決することができるのでしょうか？

入力作業を削減

同じ内容を別々の書式に入力するといった作業は不要です。データを一元管理することができるため、一度の入力で上司や経理部門それぞれに必要な情報を渡すことが可能になります。

どこでも申請・決裁ができる

上司は外出先でもスマホやタブレットで申請内容を確認し、決裁処理を行うことが可能になります。営業社員は経費精算のためにわざわざ会社に戻る必要がなくなります。

記入ミスや記入漏れの自動チェックが可能

システムにルールを設定しておくことにより、記入ミスや記入漏れの自動チェックが可能になります。ミスを減らした状態で経理部門に申請がまわってくるため、経理部門の負荷を削減することができます。

経費データを「見える化」することが可能

申請から決裁まで全てデータ化されることにより、データの集計も簡単に行えます。項目・部署ごとの使用金額の統計情報が「見える化」され、一目で把握することができます。

ある大手商社では、経費精算システムを導入することにより、経費精算の作業時間を6割減らすことに成功したとのことです。

領収書を電子化！？

これまでもスキャナによる画像保存は認められていましたが、2016年の電子帳簿保存法の改正により、スマホやデジカメで撮影した画像を使用することができるようになります。（但し、原本はすぐに捨てず一定期間保管しておく必要があります。中小企業の場合は、税務代理人による検査が終わるまで）
電子化できれば、領収書の保管やのり付けといった社員の手間の軽減や、企業にとっては紙の領収書の管理・保管コストの削減も期待できます。日本経済団体連合会の試算によると、国内企業の税務書類保管コストは年間で約3000億円に上るそうです。

しかし、領収書画像には認定事業者が発行する「タイムスタンプ」が必要になります。タイムスタンプとは、「時刻証明」のことで、その時刻以降の偽造を検出する効力を持ちます。現時点では、「一般財団法人日本データ通信協会」から委託された認定事業者による発行が必要とされています。ITベンダーが独自に対応するために条件を緩和して欲しいとの働きかけもありますので、将来的には、法令改正により、完全にペーパーレスで経費申請・決裁から領収書の保管まで全て行うことができるシステムの実現も可能かもしれません。

利用者が納得できる業務に沿ったシステム導入を

どんなシステムでも言えることですが、利用者である社員がそのメリットを理解して活用してもらえなければ意味がありません。経費申請システムの場合、経理部門はもちろんのこと利用対象は全社員といえるわけですから、なおのこと利用者への事前説明・調整は必要と言えます。
また、一概に経費精算システムといっても会社独自のルールが存在することも多いため、実際の業務に合っていて、かつ利用する中で出てくる社員からの意見を柔軟に反映できるシステムの導入をお勧めいたします。
とはいっても、１から全て自社に合わせて開発したシステムを導入しようとすると莫大なコストがかかります。そこで、おススメなのが業務に合わせてカスタマイズすることが可能なクラウドサービスの利用です。セールスフォース・ジャパンのForce.comもその１つで、業務に必要な機能を予め備えています。今回取り上げたような経費精算に必要となる申請・承認機能の仕組みも標準装備されているため、業務フローを定義するだけで開発コストを抑えることができます。

経費承認申請画面

承認完了画面（承認者・承認日時・コメントを記録）

Force.comについて詳しくは、短期開発で費用を抑える方法ってないの？をご覧ください。

まとめ

経費精算のような社内業務は、できる限り効率化し、その分本業に力を入れたいとどなたもお考えでしょう。その効率化する手段としてシステムの導入を検討されてはいかがでしょうか？システム化の前には、社員の協力が必要ですし、どんなシステムにするか、本当に効率化できるのかと様々なハードルが立ち塞がっているように見えるかもしれません。また、実際に利用開始してからしか分からない問題点も出てくるかもしれません。そんな不安をお抱えの方は神戸のシステム開発会社ユーシステムにご相談ください。導入前はもちろんのこと導入後の運用までトータルにサポートいたします。