入金確認して回収漏れを絶対になくすために

請求書発行漏れをなくす方法については、以前お話ししましたが、今回は、その後についてです。
請求漏れがなくなったからと言って、入金が保証された訳ではありません！

□参考ブログ
「請求書発行もれがなくなった！その方法とは？」

請求漏れがなくなったら、当然、入金漏れもなくなる…のでしょうか？
「ちゃんと請求したんだから、あとは支払日を待つだけ！」
「支払日が来たら、請求した金額が振り込まれるから、もう安心！」
それが、そうはいかないのが現状です。

請求したのに入金がない？！

経理担当者なら、経験があるはずです。
入金があると思って確認した時に、不思議に思うこと。
「あれ？入金されてない！請求書は送ってあるのに…。」
「請求金額よりも、ちょっと少ないのは何でかなぁ？」
などと、意外と入金不足があるものです。

支払期日が、月末ではなく月の途中だったり、お客様からの入金がバラバラの日にちになるなど、イレギュラーな時には、特に、確認漏れも発生します。
入金不足に気付いてから、経理担当者が窓口担当者に連絡して、窓口担当者が取引先に連絡しても、その日に入金してもらえるとは限りません。
月末などは、みんな忙しいので、
「担当は、○日まで出張しております。」と言われたり、
「今日は銀行が閉まってるから、明日になります。」
「すみませーん。忘れてました。来月でもいいですか？ 」
となることもあります。請求漏れをなくしたのに、本当にショックです。

当社も以前は、請求書を送った後、月末にはまとめて入金を確認していましたが、月の途中の支払など、イレギュラーな内容は、支払期日の日に確認できていない時もありました。
請求～入金状況のデータをSalesforceのプロジェクトで管理して、はじめて、入金不足も簡単に確認できるようになりました。

確認のタイミング

取引先や案件によって、支払期日は違います。
「だいたい月末に支払われるんだから、月末だけ入金確認すればいい。」
と思っていませんか？
当社は、不定期な入金を確認しきれていなかったために、月末になってから、
「今日、支払期日なのに、今日は入金がない。」
と間違えることもありました。
Salesforceでは、請求と入金の両方の内容が確認できるので、支払期日よりも前に入金があったことでもすぐにわかります。

入金を確認するタイミングは、もちろん全ての案件の支払期日です！
でも、毎回毎回、支払期日や請求内容を覚えていることはできないので、Salesforceから経理担当にメール送信で通知できる機能が役立ちました。
経理担当は、支払期日ごとに、請求内容がメールで届くので、そのレポートと入金データを確認するだけです。

レポートは、マウス操作だけで作成でき、請求・入金と差額、入金日など、確認に必要なデータが見やすく表示されます。

請求データと連携

支払期日に、入金があっても、金額が間違っていることがあります。
Salesforceでは、「請求－入金＝差額」も表示され、お客様や案件ごとにデータがまとまっています。
差額が発生した時は、お客様ごとに確認し、他の案件と一緒に請求すれば、回収漏れも防げるのです。
請求・入金状況が、一元管理できて、取引先ごとの入金のタイミングや差額発生の傾向がわかりやすくなります。
状況を把握できるようになり、情報共有できるSalesforceを社員みんなで活用するので、窓口担当も経理担当も、早めに対応できるのです。

まとめ

本当の安心のために、回収漏れを絶対になくすためには、請求～入金データを管理できる仕組みが必要です。
売上～請求情報に加えて入金情報も社内共有して、取引先ごとの状況を把握すれば、今までの入金不足・回収漏れをなくす対策となります。
請求した後、どうすれば回収漏れがなくせるのか？どんなデータを用意すればいいのか？などのお問い合わせは、神戸のシステム開発会社ユーシステムにご相談ください。