システムとSNSの連携で生産性UP！

昨今インターネットの普及と共に様々なSNSツールが登場しています。SNSツールとは、ソーシャル・ネットワーキング・サービスの略で、人と人とのつながりを促進・サポートするコミュニケーションサービスのことです。いまや国内の全世代の利用率が85％以上と言われる「LINE」もその一つです。

メールよりも気軽に、そしてレスポンスしやすいSNSツールはビジネスの場面でも既に活用されている方もいらっしゃるのではないでしょうか？
今回は、ビジネスで、特に社内のコミュニケーションツールとしてSNSを活用することで、どのような効果が得られるか考えていきたいと思います。

目的に合ったサービスを選択しよう

ビジネスの場面で、LINE等個人向けのサービスを利用されている方もいらっしゃることと思います。確かに、無料であることや利用ユーザが多いことから、手軽に利用できるというメリットはあります。単純に簡単な連絡事項を伝えるという目的であれば、それも良いかも知れません。
しかし、業務で利用するには、個人情報・経営情報・営業情報など外部に漏れてはならない情報を扱うことが考えられるため、企業として利用するSNSツールを選定する必要があります。
企業として利用する場合、ビジネス向けのサービスを利用することをお勧めします。ビジネス向けサービスには、業務に必要な機能が充実しているものや、高度なセキュリティ対策・設定を行えるものが多く存在します。
社内SNSサービスの主なメリットは、下記が挙げられます。

• メールよりも気軽に、迅速にコミュニケーションをとることができる。
• スマートフォンやタブレットを利用することにより、遠隔でも利用することができる。
• グループを作成できることから、所属部署に関係なく情報共有やコミュニケーションをとることができる。

一口に社内SNSツールといっても、サービスによって様々な機能があり、メリットがあります。利用目的に合わせ、どのサービスを利用するか選択する必要があります。

社内SNSの活用で生産性UP

今回は、システムと連携することができるセールスフォース・ジャパン
の「Chatter」をご紹介いたします。
Chatterは、社内の情報収集や情報共有を簡単に行うことができます。また、部署や職種を超えてコミュニケーションをとり、上司だけではなく、自分が探している情報に詳しい人から迅速にアドバイスを受けることが可能です。
社員同士をつないで連携させることで、モチベーションを高め、職務や勤務場所に関係なく企業全体で効率よく業務に取り組みことができるため、生産性の向上が望めます。

システムと連携できるSNSツール「Chatter」の活用方法

システムとSNSツールが連携すると、顧客情報や商談情報とリンクさせてディスカッションすることが可能になります。
例えば、営業課長は自分の課の未完了の商談を確認し、直接商談情報にコメントすることで、担当者に確認することができます。

商談情報に直接コメント

また、商談情報を見れば、どのような経緯で商談が進んできたかを把握することができます。担当者が変更になった際の引継の効率化や、現場教育にもつなげることができます。

商談に関するコメントの履歴を参照

分析結果の共有とデータに関するやりとりが可能

導入効果

当社でもシステムと連携できるSNSツール「Chatter」を活用しています。
導入前には、下記のような課題がありました。

導入前の課題

• メールで連絡するには手間がかかるため、つい口頭で伝えてしまうことが頻発していた。口頭だと記録が残らない為、忘れてしまったり、後から確認するということができず困ることがあった。
• メールでは、欲しい情報を探すのに手間がかかっていた。
• 外出の多い社長との連絡手段はメールだったが、メールの場合受信件数が多いため、社内からの連絡・報告が埋もれてしまうことがあった。

導入することで下記の効果を得ることができ、現在も活用しています。

導入効果

• メールほど形式ばらなくてすむため、ちょっとしたことでも気軽に投稿し共有できるようになった。
• 自分がフォローしている人、顧客情報、案件情報に関するコメント投稿が、自分のフィード（タイムライン）に自動的に表示される為、自ら情報を探しにいく必要がなくなった。
• スマートフォン・タブレットにも対応した専用のアプリを利用することで、外出がちな社長とのやりとりもスムーズに行えるようになった。
• 自分宛のコメントを見たら「いいね！」をクリックするという社内ルールを設けることで、既読管理を行えるようになった。
• 案件情報をみると、その案件に関するコメントを時系列で見ることができるため、後から入社した社員や担当者が変更になった場合でもすばやく状況を把握することができるようになった。

まとめ

社内SNSの導入は、目的をはっきりさせ、その用途にあったサービスを選択することが重要です。どんなサービスが良いのか分からない、どう活用したら良いのか分からないといったお悩みをお持ちの方は、神戸のシステム開発会社ユーシステムにご相談ください。お悩みや課題をお聞きした上で、最適なサービスやその活用方法をご提案させて頂きます。