Excelから脱却して会社全体の利益を見据えたシステム導入へ

顧客データや売上データ、案件情報等をExcelで管理されている企業は多いかと思います。しかし、皆様のお悩みとして下記のようなお声をよくお聞きします。

• データが増えてきて動作が重い！
• 数式を利用して集計しているが、コピー＆ペーストを繰り返しているうちに値がおかしくなっている。原因を探ろうにも、参照先をたどっていくのが難しい
• レポート作成やグラフ作成に時間がかかってしまう

Excelは確かに便利です。但し、あくまで表計算ソフトであるため、下記のように使用するには向いておらず限界があります。

Excelに向いていない、もしくはできない作業

• 大量のデータを扱い、複雑なデータ加工を行う

⇒　動作が重くなってしまう
⇒　基本的に数式部分を編集できてしまうため、操作ミス等で変更されてしまう可能性がある

• データとデータの関連付けを行う

⇒　顧客情報と見積や受注状況等の案件情報を関連付けて表示させることは難しい

• 細かい権限設定を行う

⇒　ユーザによって編集・参照権限をデータの項目ごとに設定できない

Excelでは、各案件・活動の関連性がわかりにくく、顧客という視点での管理には限界がある
また、Excelファイルを社内で共有する場合、その方法はメール、もしくは社内の共有フォルダを使用する場合がほとんどではないでしょうか？それ程使用頻度の高くないデータであれば、それも良いかと思いますが、顧客情報や案件情報等頻繁に更新が発生する場合は、余計な手間がかかってしまう可能性があります。

メールの場合……

• 何度もやりとりを繰り返しているとどのファイルが最新かすぐに分からない
• 複数人がそれぞれで編集してしまった！内容を統合（マージ）する手間がかかる

社内の共有フォルダを使用している場合……

• 間違って必要なファイルを消してしまった、上書きしてしまった
• 誰かがファイルを開いていると、その間変更ができない
• 外出先でモバイルから参照したい

とにかく今すぐExcelの煩わしさから抜け出したい！というお客様はお気軽にご相談くださいね。

システム化することでできることとは？

Excelの問題点はシステム導入で解決することが可能です。ただ、Excelに限界を感じていても、「どこから手を付けてよいか分からないし、とりあえず今動いているからしばらくこのままでいいや」とお考えの方、「どうせ高いんでしょ」と諦めている方も多いのではないでしょうか。

そもそも、システム化するとどんなメリットがあるのでしょうか？下記にその例を挙げます。

システム化のメリット例

情報の一元管理

顧客情報、商品・在庫情報、注文情報、売上データ等の情報を一元管理することができる

• 二度手間になっていた入力作業を削減
• 顧客情報から、その顧客の今までの注文履歴・見積状況等の情報を総合的に見ることができる

情報共有の容易化

いつでもどこでも最新の情報を把握することできる

• 案件情報・作業状況等の共有で顧客に対する回答の迅速化
• iPhoneやiPadで外出先からも顧客情報・案件情報を把握することができる

ルーティンワークの単純化

各店舗の売上データの集計作業等、ルールの決まっている作業は簡単操作や自動化が可能

• 昨日の店舗別売上グラフを毎朝社長に自動メール配信

データの活用

見積、受注データ、作業実績などのデータをシステムに記録することで、傾向と対策、または問題点の抽出及び改善に役立てることが可能

• 作業実績の工程別統計情報を見ることで、どのような作業に時間がかかっているのか把握し、問題点・原因を探る一助に
• 見積提出から1週間回答がない顧客を自動抽出しフォローアップ

このように、システムを導入することで、Excelでの作業をただ単純に効率化させるというだけではなく、会社全体として利益を生む形で活用することが可能なのです。

システム導入効果を得るために

やはり事前の業務分析・問題点の抽出を行うことは欠かせないでしょう。ただ闇雲にシステムを入れたところで活用できなければ意味がありません。いくつかの問題点のうち、何をまず解決したいのか？これを決定することでシステム化行う範囲が定まります。

その上でシステムを導入した後の未来像を描くことができれば、システムを導入する価値があるかどうか判断できるのではないでしょうか。

ユーシステムでは、システムのご提案の際には必ずそのメリットと導入イメージをご説明させて頂きます。また、ITを活用した業務改善のお手伝いを行っております。何から手を付けてよいか分からないお客様もお気軽にご相談ください。

短期開発で費用を抑える方法ってないの？

システム開発の方法として下記の2つが挙げられます。

• フルスクラッチ：一から業務に合わせて開発を行う
• PaaSを利用した開発：設定等のカスタマイズや追加開発を行う

フルスクラッチの場合は、自社に合わせた機能要望に柔軟に対応することが可能な反面、一から開発を行うため費用や工期がかかります。

これに対してPaaSとは半製品のようなイメージで、システムを構築・および稼動させるための基盤がインターネット経由のサービスとして提供されているものです。代表的なサービスの場合、標準的な機能が予め用意されているため、設定を変更することでカスタマイズしたり、また追加開発することも可能なため、スクラッチに比べると大幅に費用と工期を削減することが可能です。パッケージ製品に比べ、柔軟に機能追加を行うことができます。

ユーシステムはPaaSの１つであるセールスフォース・ジャパンの「Force.com」のパートナーとなっております。
システムへの機能要望に合わせ、フルスクラッチか「Force.com」での開発か適切な方をご提案させて頂くことができます。

事例

H社（食品メーカー）

導入前の課題

非効率な問い合わせ管理や品質管理

• 紙やExcelで行っていた

⇒　必要な情報をタイムリーに取り出せず、迅速かつ的確な顧客対応を実施することが困難
グループウェアが限界に

• 業務ニーズに合わせて細かなカスタマイズができない
• サーバなどのメンテナンスに手間がかかりシステム部門の大きな負担に

⇒　業務効率化推進の足かせに

導入システム

PaaSを利用して開発したシステムの導入

システム導入後の活用方法

取引先や消費者からの問い合わせ内容を一元管理

• あらゆる関係者が参照できる仕組みを実現
• お客様相談室と品質保証部門が問い合わせ内容をリアルタイムに確認

スケジュール管理機能

• 元々PaaSの標準機能として提供されていたスケジュール機能を既存のグループウェアから置き換え

10種類以上のアプリケーションを追加

• 工場の現場ラインでは、スタッフが原料検査情報などを登録するプロセスを導入
• 人事部門では、Webから応募してもらう新卒採用希望者の情報をフォーム化し、登録できる仕組みを追加
• 総務部門では、業務をスピードアップするために、稟議書をはじめとする様々な提出文書や、社員の出張申請書類や提出文書についても同システム上で一元的に管理

導入効果

• 原料の品質管理体制を強化し、商品の品質と顧客満足度向上
• システム管理者の負担が減り、新たな業務や高度なシステム開発に注力できるようになった
• 業務を効率化し、本来の業務にフォーカスしやすくなった

I社（220万人の会員を擁する情報サイトの運営）

導入前の課題

顧客情報をExcelで管理

• 取引先が3000社まで急増して、顧客の情報を把握、共有するのが難しくなってきた

営業スタッフの活動情報をExcelで管理

• 顧客情報と連携させて活用することに非常に時間がかかっていた

過去に顧客管理・営業支援システムを導入したことがあったが定着化に失敗

• 業務にフィットせず、現場で全く使ってもらえなかった

導入システム

PaaSを利用して開発したシステムの導入

システム導入後の活用方法

顧客情報と営業活動情報の管理、案件の熟度管理

• 導入前は困難だった受注確度や顧客満足度の把握・管理を実現

経営者・管理者・スタッフそれぞれの立場に必要な情報を見える化

• データの集計機能やグラフ機能を活用。意思決定の迅速化と業務の効率化を実現

導入効果

• 営業活動を定量的に管理できるようになって、営業スタッフに対してより具体的な指導が可能に
• 管理のレベルがExcelを使っていた頃と比べて格段に向上

（例：案件における活動内容を確認したいときすぐに調べられたり、過去にコンタクトしながらも契約に至らなかった顧客を発掘できるようになった。）