業務の見直しを行い、より自社に合ったIT導入を

Access（アクセス）を用いて自社の業務システムを構築されている企業様も多いのではないかと思います。しかし、Accessは少しITの知識がある人であれば、独学を重ねてちょっとした業務システムを組み上げてしまうことが可能です。ですので、社内のITに詳しい担当者が開発した、知り合いに依頼したというパターンが非常に多いのです。

業務システムとしてAccessを利用しているお客様からこんな声をよくお聞きします。

• 担当者が辞めてしまった。その人以外は誰もそのシステムが分かる人がいない
• 開発会社が倒産してしまった

よって、システムを変更したくても変更を依頼する先がなくて困っている方が多いのです。

そもそもAccessとは？

もともとAccess（アクセス）は、個人が名刺管理や住所録に使用することが想定されている製品です。しかし、実際には複数のユーザーで共有できてしまうことと、専門的な知識がなくても開発できてしまうことから中小企業の業務システムとして導入されてきました。

しかし、利用する人数が多くなると複数のユーザーが同時にアクセスする時間が長くなり、使い勝手が悪くなったり、データの整合性が取れなくなったりといった事態に陥ってしまいます。

またファイルベースであるため、自分のパソコンにAccessをコピーするということができてしまいます。各ユーザーがそんなことをしてしまっては、もはや企業データとしての信頼性はないに等しくなってしまいます。

最新のバージョンではビジネス向け製品が発表されていますが、昔からAccessを利用されている場合は、旧バージョンのまま利用されている方も多いのではないでしょうか？

こんなことで困っていませんか？

昔からAccess（アクセス）を使用している企業様の場合、下記のようなことでお悩みではないでしょうか。

• 仕様書がないため、開発者本人以外は中身が分からない
• その時々で必要な項目を追加しているため、項目が増えてきて管理できない
• 不要と思われる項目を削除したくてもどこに影響があるか分からず、触ることができない
• 現在の業務や作業手順にそぐわない部分があり、無駄な作業が発生してしまっている

システムを新しく導入するにしろ、Accessをバージョンアップさせるにしろ、一度どこかで業務の見直しと今後の方針を検討することは必要になります。ただ単純に整理して使いやすくするという目的だけではなく、より会社の利益を生み出すためのシステム導入を検討されるのも１つだと思います。

ユーシステムでは、IT活用のご提案　定着化支援を行っております。業務整理のお手伝いとお客様に合ったシステムのご提案をさせて頂きます。

短工期で費用を抑えたシステムの導入についてはこちら。

事例

E社（大手機器メーカー）

導入前の課題

Accessベースの仕組みが限界に

問い合わせ内容を記録するだけのもので、紙ベースで行う業務が大量に残る
詳細な対応内容の履歴管理や、頻繁な問い合わせ内容の把握、対応時間などの統計的な分析が深いレベルまでできない
営業部門やマーケティング部門、製品開発部門に情報を十分にフィードバックすることが難しい
過去の問い合わせ内容を共有したり、頻繁な質問にスムーズに対応できない
ユーザインタフェースが、問い合わせの詳細内容を直感的に把握できない
問い合わせ対応件数など、数値化できる指標を把握できないシステム

導入システム

クラウドを利用して開発したシステムの導入

導入効果

ビジネスの変化や現場の要望にも柔軟に対応でき、より使いやすいシステムへと進化させられる
対応状況を可視化できたことで数字としてサービスコストを明示できる
問い合わせ内容を精査し、営業／マーケティング部門へのフィードバックを提供できる